Päivälehden arkisto kokoaa ja säilyttää Sanoma Oyj:n, sen edeltäjien ja perustajien toimintaan liittyvät asiakirja- ja valokuva-aineistot. Nimensä arkisto on saanut Helsingin Sanomain edeltäjästä Päivälehdestä, joka ilmestyi vuosina 1889–1904.
Arkiston tehtäviin kuuluu myös pitää kokoamaansa aineistoa tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden saatavilla. Arkiston toimitiloissa Korkeavuorenkatu 28:ssa on tutkijasali, jossa on neljä asiakaspaikkaa. Vuonna 2009 avatun tutkijapäätteen kautta pääsee hakemaan artikkeleita sähköisesti vanhoista Helsingin Sanomien, Ilta-Sanomien ja Taloussanomien numeroista.
Päivälehden arkiston toiminta alkoi 1.4.1990, kun Pekka Anttonen oli palkattu arkistopäälliköksi Päivälehden arkistosäätiöön. Säätiön olivat perustaneet Sanoma Osakeyhtiö ja sen tytäryhtiö Lehtikuva Oy vuonna 1984.
Päivälehden arkiston edeltäjänä oli Sanoma Osakeyhtiön historiallinen arkisto, josta vastasi arkistonhoitaja fil. lis. Lisa Meckelburg-Mäkelä. Hän oli ollut vuodesta 1957 lähtien Helsingin Sanomain päätoimittajan, ministeri Eljas Erkon sihteerinä ja siirtynyt hoitamaan arkistoasioita vuonna 1965.
Historiallisen arkiston kokoelmiin kuuluivat Erkon suvun arkisto, Päivälehden aikainen ja muu Sanoman historian kannalta keskeinen arkistoaineisto sekä valokuvakokoelmat. Arkisto sijaitsi vuodesta 1981 Sanoma Osakeyhtiön vastaperustetun keskusarkiston yhteydessä Espoon Tapiolassa Revontulentiellä.
Vuosina 1990–2000 Päivälehden arkisto toimi Pitäjänmäellä Strömbergintie 4:ssä, arkistosäätiön omistamassa kiinteistössä. Muun osan taloa säätiö oli vuokrannut Sanoma Osakeyhtiölle, ja Sanoma Osakeyhtiön keskusarkisto oli muuttanut sinne jo vuoden 1989 lopussa. Arkistojen lisäksi talossa toimivat mm. silloisen Sanomapainon jälkikäsittely-yksikkö sekä Sanoman aikakauslehdistä vastanneen yksikön Sanomaprintin hallinto- ja henkilöstöyksikkö. Vuokralaiset vaihtuivat ajan kuluessa, mutta arkistot toimivat kuitenkin 1990-luvun loppupuolelle asti samassa kiinteistössä, kunnes keskusarkisto muutti Porvooseen.
Päivälehden arkiston henkilöstön määrä vakiintui 1990-luvulla viideksi. Aineistoja kartutettiin ja kokoelmia järjestettiin ja luetteloitiin. Ensimmäinen painopistealue olivat Erkon suvun arkistot. Rinnan luetteloitiin sanomalehti- ja aikakauslehtikokoelmia. 1990-luvun puolenvälin jälkeen päästiin luetteloimaan Sanoma Osakeyhtiön muuta historiallista arkistoa. Sanoman historiaan liittyviä arkistokokonaisuuksia siirrettiin pala palalta keskusarkistosta Päivälehden arkiston haltuun.
Järjestämis- ja luettelointityön edistyessä arkiston oli mahdollista myös avautua entistä enemmän, ja tiedustelujen ja tutkijakäyntien määrä alkoi kasvaa. Kun tiedusteluja oli alkuaikoina ollut vuosittain muutamia kymmeniä, vuonna 1995 ylitettiin jo 100 tiedustelun raja ja yli 200 tiedustelun päästiin 1999. Viime vuosina tiedustelujen määrä on ollut vuosittain yli 350. Vuonna 2010 kirjattiin 493 tutkija- ja vierailukäyntiä.
Sanoma Osakeyhtiö ja Werner Söderström Oyj fuusioitiin 1.5.1999 SanomaWSOY Oyj:ksi. Nyttemmin konsernin nimi on Sanoma Oyj. Fuusion jälkeen WSOY:n ja sen tytäryhtiöiden historialliset arkistot siirtyivät Päivälehden arkistoon.
Tammikuussa 2001 Päivälehden arkisto muutti Helsingin Sanomien toimitukselta vapautuneisiin avariin tiloihin Korkeavuorenkadulle Helsingin keskustaan. Nykyiset arkistomakasiinit täyttävät arkistotiloille asetetut tekniset vaatimukset. Arkistossa on kaikkiaan 4 630 hyllymetriä, joista on käytössä noin 3 650. Lukuihin sisältyvät Sanomalassa olevan arkistomakasiinin aineistot.
Päivälehden arkisto on nykyään yksi Suomen avoimimmista historiallisista yritysarkistoista, mutta se ottaa toiminnassaan huomioon myös tietosuoja-, tekijänoikeus- ja liikesalaisuus-
näkökohdat.
Alkualkoina Päivälehden arkiston vastuulla oli arkistojen lisäksi myös Sanomain museoesinekokoelma. Merkittävä osa siitä tuli yleisön nähtäväksi, kun Päivälehden museo avattiin Helsingin Ludviginkadulla 16.11.2001.
Päivälehden arkistosäätiö ja vuonna 1985 perustettu Helsingin Sanomain 100-vuotissäätiö päättivät vuonna 2005 yhdistyä Helsingin Sanomain Säätiöksi. Säätiö jakaa vuosittain noin 5 miljoonaa euroa apurahoja viestintäalan tutkimukseen ja koulutukseen, mutta säädekirjan mukaan sen tehtäviin kuuluu myös mm.
”ylläpitää Päivälehden – Helsingin Sanomain ja Lehtikuvan historiallista arkistoa Sanoma Osakeyhtiön (sulautumisen 1.5.1999 jälkeen jatkajana SanomaWSOY Oyj, 1.10.2008 lukien nimenmuutoksen myötä Sanoma Oyj tytärkonserneineen) ja sen perustajain toimintaan liittyvän asiakirja- ja valokuva-aineiston kokoamiseksi, säilyttämiseksi, järjestämiseksi ja luetteloimiseksi, asettamiseksi tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön”.
Sekä Päivälehden arkisto että Päivälehden museo ovat nykyisin Helsingin Sanomain Säätiön osia. Säätiön yliasiamiehenä toimii Heleena Savela ja asiamiehenä Ulla Koski. Päivälehden arkistoa johtaa Pekka Anttonen ja Päivälehden museota Saila Linnahalme.
Päivälehden arkistoon talletetuista asiakirjoista valtaosa on paperisia, mutta myös sähköisiä asiakirjoja otetaan vastaan sopimuksen mukaan. Päivälehden arkisto tekee pitkäaikaisen sähköisen arkistoinnin kehittämiseksi yhteistyötä Sanoma Data Oy:n kanssa. Vuoden 2010 lopussa koekäyttöön otetun M-Files-
ohjelmiston avulla saadaan talletetuksi digitoituja paperiarkistoja, talteen otettuja, jo aikaisemmin syntyneitä sähköisiä kokoelmia ja sähköisesti syntyviä uusia arkistokokonaisuuksia.
Päivälehden arkisto on yhdessä Päivälehden museon kanssa käynnistänyt Sanoman muisti -projektin, joka pyrkii kartuttamaan Sanoma-konsernin perinnepääomaa ja hyödyntämään sitä. Päivälehden arkisto kerää Sanomaan liittyvää muistitietoa myös historiahaastattelujen avulla, ja niitä on tehty kaikkiaan runsaat 320.
